Zo herken (en maak) je een toegankelijke pdf

De ene pdf is de andere niet

Je studeert en hebt snel een boek nodig. Je moet het voor een tentamen één keer van voor naar achter doorlezen. Op de website van Dedicon Educatief kun je een foto-pdf bestellen. Deze is bedoeld om de tekst te vergroten op scherm. Maar je bent juist op zoek naar een pdf waarvan je de tekst wél kunt laten voorlezen en/of in braille kunt lezen. Dat kan, als je de tekst kunt selecteren. De ene pdf is namelijk de andere niet.

Dat pdf-bestanden verschillen merk je ook als je een pdf van een docent of medestudent krijgt. In dit artikel leggen we kort uit wat de verschillen zijn tussen verschillende pdf’s. En we geven tips hoe je zelf aan een toegankelijke pdf kunt komen. 

Foto of tekst

Pdf staat voor Portable Document Format, een formaat voor documenten dat ervoor zorgt dat het document er in principe overal hetzelfde uitziet. Het maakt dus niet uit met welke software of op welk apparaat je leest. Een manier om dat te bereiken is door de pagina’s op te slaan als foto’s. De tekst kan dan niet worden geselecteerd en kan niet worden gelezen met spraak en/of braille. Het is immers omgezet naar een afbeelding. 
Behalve deze foto-pdf’s verkrijgbaar in de webwinkel van Dedicon, zijn er ‘open’ tekst-pdf’s; de tekst is dan wel toegankelijk. Je kunt de tekst niet bewerken, maar bijvoorbeeld wel selecteren en elders plakken en je kunt in de pdf zoeken. In sommige programma’s wordt dit type pdf daarom ‘doorzoekbaar’ genoemd.

Betere toegankelijkheid met tags

Maar ook de ene tekst-pdf is de andere niet. Om goed toegankelijk te zijn, moet een pdf tags (labels in de code van het document) bevatten. Zo’n pdf wordt ook wel een ‘tagged’ pdf genoemd. Er zijn onder andere tags voor koppen, paragrafen, lijsten en tabellen. In een toegankelijke pdf is ook de leesvolgorde vastgelegd. Hierdoor kunnen slechtzienden tekst die is opgemaakt in meerdere kolommen bijvoorbeeld in één kolom lezen zonder dat de tekst door elkaar gaat lopen. De richtlijnen voor toegankelijke pdf’s zijn vastgelegd in de standaard PDF/UA

Eigen documenten

Veel andere typen documenten kunnen dienen als bron voor een pdf. Bijvoorbeeld Word-bestanden. Een goed toegankelijk Word-bestand vormt de basis voor een toegankelijke pdf. Zo’n pdf is dan niet alleen goed leesbaar voor iemand die met een schermuitleesprogramma werkt (spraak en/of braille), die persoon kan er dan ook snel in navigeren, zoals in Word. Maar wat is dan ‘goed toegankelijk’? Het lastige met Word is dat je er heel ontoegankelijke documenten mee kunt maken, omdat het programma het gebruik van allerlei grafische elementen toestaat zoals kleuren en WordArt. Binnen het thema Toegankelijk lesmateriaal vind je allerlei handige tips om zelf toegankelijk Word-documenten te maken. 
Als je op deze manier een document vanuit Word opslaat als pdf, wordt het resultaat voorzien van tags (met als resultaat een ‘tagged’ pdf) en is dan goed toegankelijk. Ook op de website van Microsoft vind je meer informatie hoe je zelf een toegankelijk pdf-document maakt vanuit Word. 

Zelf doen: Van foto-pdf naar tekst-pdf

Met onze Conversiedienst Snelservice kun je een foto-pdf omzetten naar een tekst-pdf. Bij de conversie wordt OCR (Optical Character Recognition) gebruikt. Tekst die als foto in een document zit, wordt dan omgezet naar echte tekst. Er kunnen wel foutjes inzitten. Typische voorbeelden zijn: m wordt rn en een i wordt een l. Verder herkent de software geen wiskundige formules en ook wordt de tekst in figuren niet altijd goed omgezet. Tenslotte voegt de conversiedienst geen tags toe, je krijgt dus platte tekst. Maar meestal krijg je een heel behoorlijk resultaat, waardoor je het boek in ieder geval kunt doorlezen. Zonder dat je er lang voor hoeft te wachten, het boek zit ongeveer na een half uur in je mailbox. 

Samengevat

Er zijn verschillende soorten pdf’s: foto-pdf, tekst-pdf en tagged pdf. Een foto-pdf is niet toegankelijk met een schermuitleesprogramma. Een pdf met tekst is leesbaar, maar werkt niet altijd prettig. Voor goede toegankelijkheid en navigatiemogelijkheden moet een pdf getagged worden. Dat gebeurt automatisch als je een goed toegankelijk Word-document opslaat als pdf. Een foto-pdf kun je omzetten naar een tekst-pdf met de Conversiedienst van Dedicon.

Meer tips om content toegankelijk te maken voor je docent of medestudent? We brachten twee handige boekjes uit.

Meer weten over toegankelijke pdf's?